Alguna vez he comentado por aquí que yo no uso agenda, ni aplicación con lista de tareas pendientes. ¿Como logro sobrevivir con tantas actividades? Bueno, con el tiempo he desarrollado un método propio para organizarme con los pendientes, que está íntimamente relacionado con mi e-mail.

Mi bandeja de entrada es mi lista de tareas a hacer. Cada día, abro mi e-mail y recibo entre 30 y 40 e-mails para comenzar el día, siendo el 80% de ellos, cosas que debo hacer (y el 20% restante, saludos, comentarios, etc.). Entonces, comienzo a trabajar siguiendo la guía de mis e-mails. Leo el primero que llegó, hago lo que haya que hacer, respondo, marco como leído, y sigo con el segundo. Este método, teniendo en cuenta las siguientes cuestiones, es altamente efectivo:

* Muchas de las "cosas pendientes" que me llegan por e-mail las puedo solucionar en menos de dos minutos.

* Leer todos los mails y crear una lista de tarea en base a eso me demanda mucho tiempo, y me desorganiza, puesto que para realizar un pendiente ya pasé por tres etapas (una: verlo en el e-mail, dos: pasarlo a la lista de tareas, tres: alcanzar su punto en la lista de tareas). He probado este método y no funciona, al menos para mi.

* Si me encuentro con un e-mail cuya tarea se que no puedo solucionar en ese mismo instante, entonces lo marco como no-leido y continuo con mi trabajo. Al final del día, solo quedan en "no-leido" aquellos e-mails que por razones realmente importantes no haya podido solucionar en el día de hoy.

* Finalmente, el 99% de las cosas que recibo no son realmente urgentes, asi que comenzar trabajando por el primer e-mail que llegó y continuar secuencialmente es un orden sumamente efectivo. Pero, de todas formas, siempre presto atención a una mirada general a los titulos de los e-mails (por ejemplo, la gente cuando quiere que leamos algo de manera urgente, pone los títulos en mayúsculas y con símbolos de exclamación).

Finalmente, muchos de ustedes pueden pensar "esta bien, pero no todo mi trabajo pasa por mi e-mail". Y yo les diré que el mío originalmente tampoco, pero, como utilizo la bandeja de entrada como lista de tareas, me envío e-mails a mi mismo utilizando servicios como Futureme o Mail to the future. De esa forma, puedo enviar un e-mail a mi mismo para que me llegue el Jueves próximo y que diga "¡ve a pagar la cuenta de la luz!"